Reviewed for accuracy and claims compliance: Claims and compliance review
पहली बार निर्यात करने वाला आम तौर पर तीन दस्तावेज़ तैयार करता है, इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट और टेस्ट रिपोर्ट, और मान लेता है कि यही दस्तावेज़ीकरण है।
फिर ख़रीदार का ईमेल आता है, और वह दो पन्नों का होता है।
इन दोनों सूचियों के बीच का फ़र्क़ ही वह जगह है जहाँ ज़्यादातर पहले निर्यात ऑर्डर अटकते हैं, बंदरगाह पर नहीं, उससे कई हफ़्ते पहले, एक दस्तावेज़ की माँग पर जिसकी किसी ने योजना नहीं बनाई थी।
यह जानकारी सामान्य समझ के लिए है, क़ानूनी या व्यापारिक सलाह नहीं। आवश्यकताएँ गंतव्य देश, प्रोडक्ट की श्रेणी और ख़रीदार के हिसाब से अलग होती हैं और बदलती हैं। कोई भी तारीख़ देने या ऑर्डर लेने से पहले किसी योग्य सलाहकार से पुष्टि कर लें।
दो सूचियाँ क्यों अलग होती हैं
क्योंकि तीन अलग पक्ष माँग रहे हैं, तीन अलग कारणों से।
भारत की निर्यात औपचारिकताएँ, माल बाहर भेजने के लिए ज़रूरी कागज़।
गंतव्य देश का नियामक, माल अंदर आने देने के लिए ज़रूरी कागज़। यह आम तौर पर कठिन सूची है, और कई मामलों में पहली खेप से पहले प्रोडक्ट का पंजीकरण भी माँगता है।
और ख़रीदार की अपनी जाँच, जो अक्सर दोनों नियामकों से सख़्त होती है, क्योंकि ख़रीदार अपनी ज़िम्मेदारी और अपने रिटेलर के ऑडिट का हिसाब रख रहा है।
आम ग़लती यह है कि लोग पहली सूची के लिए तैयार होते हैं और तीसरी से चौंक जाते हैं।
व्यापारिक दस्तावेज़, आसान हिस्सा
कमर्शियल इनवॉइस, सही विवरण, HS वर्गीकरण, मूल्य, इनकोटर्म्स और मुद्रा के साथ।
पैकिंग लिस्ट, कार्टन के माप, सकल और शुद्ध वज़न और कार्टन पर लिखी जानकारी के साथ।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस, कोटेशन के समय।
बिल ऑफ़ लैडिंग या एयरवे बिल।
बीमा प्रमाणपत्र, इनकोटर्म्स के हिसाब से।
और परचेज़ ऑर्डर तथा अनुबंध।
इनमें कुछ मुश्किल नहीं है। और देरी इनसे नहीं होती।
वे प्रमाणपत्र जिनमें समय लगता है
यही सूची योजना बनाने लायक़ है।
सर्टिफ़िकेट ऑफ़ एनालिसिस, हर बैच का, मान्यता प्राप्त प्रयोगशाला से। ख़रीदार आम तौर पर बताता है कि किस तरह की मान्यता स्वीकार्य है और कौन-कौन से टेस्ट होने चाहिए। इन-हाउस लैब की रिपोर्ट अक्सर स्वीकार नहीं होती।
सर्टिफ़िकेट ऑफ़ ओरिजिन, सामान्य या तरजीही, इस पर निर्भर करते हुए कि गंतव्य के साथ कोई व्यापार व्यवस्था है और ख़रीदार उसका लाभ लेना चाहता है या नहीं। तरजीही वाले में ज़्यादा सहायक दस्तावेज़ लगते हैं।
फ़ाइटोसैनिटरी सर्टिफ़िकेट, वनस्पति सामग्री के लिए, प्लांट क्वारंटाइन प्राधिकरण से। बहुत से वानस्पतिक उत्पादों के लिए ज़रूरी, और यह सबसे आम अप्रत्याशित माँग है।
हेल्थ सर्टिफ़िकेट या फ़्री सेल सर्टिफ़िकेट, यह कि प्रोडक्ट भारत में स्वतंत्र रूप से बिकता है। इसमें असल में समय लगता है, और बहुत से ख़रीदार इसे माँगते हैं।
और इसे कई बार क़ानूनी प्रमाणन या अपोस्टिल कराना पड़ता है, जो एक और चरण और कुछ और हफ़्ते जोड़ता है।
GMP सर्टिफ़िकेट यूनिट का, और ख़रीदार मानक पूछ सकता है।
नॉन-GMO, नॉन-इरेडिएशन, BSE/TSE-मुक्त और एलर्जन घोषणाएँ, आम तौर पर लेटरहेड पर, लेकिन सही और अधिकृत हस्ताक्षर के साथ।
हलाल या कोशर प्रमाणन, जहाँ बाज़ार माँगता है, अपने ऑडिट और अपनी समयरेखा के साथ।
ऑर्गेनिक प्रमाणन, अगर प्रोडक्ट ऑर्गेनिक के तौर पर बिकेगा, और वह उसी योजना का होना चाहिए जिसे गंतव्य मान्यता देता है, किसी भी योजना का नहीं।
तकनीकी डोज़ियर, जहाँ समयरेखा महीनों में बदल जाती है
पंजीकरण वाले बाज़ारों के लिए असली काम यही है।
पूरा मात्रात्मक फ़ॉर्मूलेशन, हर सामग्री, हर मात्रा, एक्सिपिएंट समेत। “प्रोप्राइटरी ब्लेंड” यहाँ चलता ही नहीं।
विशिष्टताएँ हर कच्चे माल और तैयार प्रोडक्ट की।
विश्लेषण की विधि, हर घोषित सक्रिय तत्व के लिए, वैलिडेशन के साथ।
स्टेबिलिटी डेटा, और यह आम तौर पर सबसे लंबा चरण है। कई पंजीकरण व्यवस्थाएँ रियल-टाइम डेटा माँगती हैं, या एक्सेलरेटेड डेटा को सिर्फ़ अस्थायी रूप से मानती हैं। अगर आपके प्रोडक्ट का रियल-टाइम डेटा नहीं है, तो घड़ी तब शुरू होती है जब आप अध्ययन शुरू कराते हैं, तब नहीं जब ख़रीदार माँगता है।
निर्माण प्रक्रिया का विवरण और फ़्लो चार्ट।
पैकेजिंग की विशिष्टताएँ।
शेल्फ़ लाइफ़ का आधार, जो स्टेबिलिटी डेटा का तर्क-रूप है।
लेबल आर्टवर्क, गंतव्य की भाषा और प्रारूप में।
भारी धातु, कीटनाशक अवशेष, माइक्रोबायोलॉजी और मायकोटॉक्सिन डेटा, गंतव्य की सीमाओं के हिसाब से, भारत की सीमाओं के हिसाब से नहीं। और ये सीमाएँ कई बार काफ़ी अलग होती हैं।
और हर वनस्पति के लिए सुरक्षा का आधार, जो कुछ सामग्रियों के लिए वाक़ई कठिन दस्तावेज़ है।
ख़रीदार की अपनी जाँच
ऊपर की हर चीज़ से अलग, और अब आम।
सप्लायर प्रश्नावली, कई बार दस से तीस पन्नों की।
फ़ैक्ट्री ऑडिट, ख़रीदार द्वारा या उसके नियुक्त तीसरे पक्ष द्वारा। इसे एक असली दौरा मानकर तैयारी करें।
ट्रेसेबिलिटी का प्रदर्शन, ख़रीदार एक बैच चुनता है और कहता है कि हर कच्चे माल के लॉट को स्रोत तक दस्तावेज़ों के साथ ट्रेस कीजिए। ब्रांड इसमें बार-बार फ़ेल होते हैं, और कारण ख़राब माल नहीं होता, कारण यह होता है कि रिकॉर्ड एक-दूसरे से जुड़े नहीं थे।
उत्पाद दायित्व बीमा और उसका प्रमाणपत्र।
रिकॉल की लिखित प्रक्रिया, और कई बार एक मॉक रिकॉल।
सामाजिक अनुपालन ऑडिट, रिटेल चेन के लिए।
जंगल से एकत्र सामग्री के लिए स्रोत और स्थिरता के दस्तावेज़।
और आर्टवर्क की मंज़ूरी, जहाँ ख़रीदार आपका लेबल अपने बाज़ार के क्लेम नियमों के हिसाब से जाँचता है, जो आम तौर पर भारत से सख़्त होते हैं, और देर से होने वाले री-प्रिंट की सबसे बड़ी वजह हैं।
सबसे ज़्यादा देर किससे होती है
हमारे अनुभव में, इसी क्रम में।
पंजीकरण बाज़ार के लिए स्टेबिलिटी डेटा। महीने, हफ़्ते नहीं, और इसे छोटा नहीं किया जा सकता।
फ़्री सेल सर्टिफ़िकेट और उसका क़ानूनी प्रमाणन।
फ़ाइटोसैनिटरी सर्टिफ़िकेट, जब किसी को पता ही नहीं था कि चाहिए।
गंतव्य की अलग प्रदूषक सीमाएँ, जब प्रोडक्ट भारतीय सीमा पूरी करता है और ख़रीदार की नहीं।
कोई सामग्री जो गंतव्य में प्रतिबंधित है, जो फ़ॉर्मूलेशन तय होने के बाद पता चलती है। यह सबसे टाली जा सकने वाली श्रेणी है, और हमने इस पर अलग से लिखा है।
लेबल के क्लेम जो भारत में चलते हैं और गंतव्य में नहीं।
और ट्रेसेबिलिटी के रिकॉर्ड जो मौजूद हैं लेकिन जुड़े नहीं हैं।
ऑर्डर लेने से पहले छह काम
ख़रीदार से पूरी दस्तावेज़ सूची लिखित में माँगें, पूछताछ के चरण पर ही। ऑर्डर के बाद नहीं। वह सूची तय करती है कि आप यह काम कर सकते हैं या नहीं।
पूछें कि किस प्राधिकरण के नियम लागू हैं और पहली खेप से पहले पंजीकरण चाहिए या नहीं।
हर सामग्री गंतव्य की अनुमत और प्रतिबंधित सूचियों से जाँचें, फ़ॉर्मूलेशन तय करने से पहले। और “हर सामग्री” में एक्सिपिएंट और कैप्सूल का खोल भी आते हैं।
पता करें कि इसी प्रोडक्ट का, इसी पैक में, कौन-सा स्टेबिलिटी डेटा मौजूद है और कौन-सा बनाना पड़ेगा।
दस्तावेज़ीकरण की लागत कोटेशन में डालें, टेस्टिंग, प्रमाणन, क़ानूनी प्रमाणन, ऑडिट और पंजीकरण सहायता असली ख़र्च हैं।
और समयरेखा सबसे लंबे दस्तावेज़ से पीछे की तरफ़ गिनकर बताएँ, उत्पादन क्षमता से आगे की तरफ़ नहीं। प्लांट चार हफ़्ते में बना देगा; पंजीकरण में छह महीने लग सकते हैं।
छोटा सारांश
- निर्यातक की सूची और ख़रीदार की सूची दो अलग दस्तावेज़ हैं
- पहले ऑर्डर बंदरगाह पर नहीं, दस्तावेज़ की माँग पर अटकते हैं
- तीन पक्ष माँगते हैं: भारतीय औपचारिकताएँ, गंतव्य नियामक, ख़रीदार
- ख़रीदार की जाँच अक्सर सबसे सख़्त होती है
- व्यापारिक दस्तावेज़ आसान हैं और देरी उनसे नहीं होती
- हर बैच का CoA, मान्यता प्राप्त प्रयोगशाला से
- इन-हाउस लैब की रिपोर्ट अक्सर स्वीकार नहीं होती
- सर्टिफ़िकेट ऑफ़ ओरिजिन, सामान्य या तरजीही
- फ़ाइटोसैनिटरी सर्टिफ़िकेट, सबसे आम अप्रत्याशित माँग
- फ़्री सेल सर्टिफ़िकेट, और उसका अपोस्टिल या क़ानूनी प्रमाणन
- GMP सर्टिफ़िकेट, और ख़रीदार मानक पूछ सकता है
- घोषणाएँ सही और अधिकृत हस्ताक्षर के साथ हों
- हलाल, कोशर और ऑर्गेनिक, अपने ऑडिट और समयरेखा के साथ
- ऑर्गेनिक उसी योजना का हो जिसे गंतव्य मान्यता देता है
- पंजीकरण बाज़ार में तकनीकी डोज़ियर असली काम है
- पूरा मात्रात्मक फ़ॉर्मूलेशन, प्रोप्राइटरी ब्लेंड यहाँ नहीं चलता
- हर सक्रिय तत्व की वैलिडेटेड विश्लेषण विधि
- स्टेबिलिटी डेटा सबसे लंबा चरण है, और रियल-टाइम माँगा जा सकता है
- घड़ी तब शुरू होती है जब आप अध्ययन कराते हैं
- प्रदूषक सीमाएँ गंतव्य की होती हैं, भारत की नहीं
- फिर ख़रीदार की प्रश्नावली, फ़ैक्ट्री ऑडिट और ट्रेसेबिलिटी
- ट्रेसेबिलिटी में फ़ेल होने का कारण बिना जुड़े रिकॉर्ड होते हैं
- उत्पाद दायित्व बीमा और लिखित रिकॉल प्रक्रिया
- जंगल से एकत्र सामग्री के स्रोत दस्तावेज़
- और आर्टवर्क की मंज़ूरी, गंतव्य के सख़्त क्लेम नियमों के हिसाब से
- सबसे ज़्यादा देर: स्टेबिलिटी, फ़्री सेल, फ़ाइटोसैनिटरी, सीमाएँ
- फ़ॉर्मूलेशन के बाद पता चली प्रतिबंधित सामग्री सबसे टाली जा सकने वाली ग़लती
- पूछताछ के चरण पर ही पूरी सूची लिखित में माँगें
- एक्सिपिएंट और कैप्सूल का खोल भी जाँचें
- दस्तावेज़ीकरण की लागत कोटेशन में रखें
- और समयरेखा सबसे लंबे दस्तावेज़ से पीछे की तरफ़ गिनें
आगे पढ़ें: आयुर्वेदिक मैन्युफ़ैक्चरिंग के लाइसेंस, कॉन्ट्रैक्ट मैन्युफ़ैक्चरर कैसे चुनें, सप्लीमेंट ब्रांड कैसे शुरू करें. संबंधित लेख: export documentation, what buyers actually ask for, ingredients that will get your consignment held, real-time vs accelerated stability for registration, और which Indian herbal products actually sell abroad.
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